Eén van de grootste uitdagingen op de werkvloer is ongetwijfeld die open kantoorruimte die met mijn concentratie en energie aan de haal gaat. Maar met alle trucjes die ik heb bedacht, slaag ik er toch in om mijn werkdagen productief door te komen.
Tijdsindeling
Ik begin de werkdag graag vroeger dan de rest. Dan is het nog rustig en is er dus weinig afleiding. Goed begonnen is half gewonnen! Plan de lastigste taken eerst of op momenten dat je concentratie het hoogst is. Heb je moeite om aan grote opdrachten te beginnen? Deel de opdracht dan in in kleine deeltaken en geef jezelf minideadlines. Zo lijkt je werk veel beter doenbaar en heb je bij elke minideadline de voldoening dat je iets hebt afgewerkt. Elke deadline geeft ook een zekere tijdsdruk waardoor je wellicht beter gaat doorwerken.
Organiseer je bureau, computer en mailbox
Geef de dingen een plaats. Zo vind je alles snel terug en krijg je ook meer rust in je hoofd en dus ook meer ruimte in je werkgeheugen. Orden papieren in mapjes en leg ze in een ladeblok of in papiervakken. Doe hetzelfde voor je digitale documenten. Maak duidelijke mappen op je computer en werk in je mailbox met filters en labels.
Leg ook alles wat je op het moment zelf niet nodig hebt uit het zicht, zeker de dingen die niets met je werk te maken hebben en je alleen maar kunnen afleiden zoals koeken, je GSM, de krant…
Bij gebrek aan een ladeblok heb ik mij een lege doos printpapier toegeëigend en op de computerbak onder mijn bureau gezet. Hierin deponeer ik dingen zoals koekjes, kauwgom en zakdoeken. Voor papieren documenten heb ik een papiervak kunnen bemachtigen. Wat ik ook altijd doe op het einde van de werkdag is alles mooi opruimen en mijn planning voor de volgende dag klaarleggen.
Maar ook de plek van je bureau is erg belangrijk. Probeer, als het kan, een werkplek te krijgen waar geen of weinig passage is. Er is niets zo nefast voor je concentratie als mensen die de hele dag rakelings naast je bureau wandelen en doodleuk je personal bubble vertrappelen. Ik zit met mijn rug tegen een muur, dus er lopen gelukkig geen collega’s achter mij. Maar we hebben niets van schermen tussen onze bureau’s. Om mij toch een beetje het cocongevoel te geven en mij wat af te schermen van visuele prikkels heb ik mijn computerscherm en papiervakken zo geplaatst dat ik een bescheiden burcht heb.
Beweeg en verzet je gedachten
Een andere bron van afleiding zijn mijn eigen gedachten. Ze razen door mijn hoofd, springen alle kanten op en eisen mijn aandacht op. Wat kan helpen is om een notablokje in de buurt te leggen en steeds terugkerende gedachten op te schrijven. Wat ik soms ook doe is proberen om mijn aandacht onverdeeld te richten op één ding. Dan kan een voorwerp zijn dat ik in detail bekijk en omschrijf of bijvoorbeeld een liedje dat ik met mijn volle aandacht probeer te beluisteren. Op die manier wordt de storm in mijn hoofd toch even onderbroken en kan ik weer een poging doen om mijn aandacht op mijn werk te richten.
Iets wat ik nog vaak vergeet te doen is pauzeren. Af en toe een kleine pauze nemen is nochtans noodzakelijk voor verschillende zaken. Zo laat een pauze je toe om even je gedachten te verzetten zodat je weer met een helder hoofd verder aan de slag kan. Zeker wanneer mijn inspiratie vastloopt, ik de oorzaak van een probleem maar niet kan vinden, de stress begint te stijgen of ik mij maar niet kan concentreren, helpt een wandelingetje naar de waterkoeler of een praatje met een collega om met een frissere blik en een rustiger gevoel mijn werk te hervatten. Maar ook gewoon even door een nieuwssite scrollen en de foto’s en woorden op mij laten afkomen, triggert bij mij wel eens nieuwe ideeën.
Wandel ook eens door de gang, op de trappen of even naar buiten als dat kan. Dit is belangrijk als je niet goed stil kan zitten of wanneer de vermoeidheid toeslaat. Door te bewegen gaat je bloed beter stromen en krijgen je hersenen meer zuurstof. Je krijgt dus meer energie en je gaat je weer iets beter kunnen concentreren.
Auditieve prikkels
Rinkelende telefoons, collega’s die door elkaar praten, het verkeerslawaai buiten, een tikkende verwarming, alle geluiden kunnen een bron van uitputting en afleiding zijn. Ik ben dan ook verknocht aan mijn koptelefoon die mij in de jungle van het open kantoorlandschap toch enige rust kan bieden. De muziek die ik beluister hangt af van mijn stemming. Wanneer ik mij moet kunnen concentreren kies ik voor Tsjaikovksi, natuurgeluiden, white noise of study sounds. Keuze genoeg op Youtube. Wanneer mijn gedachten alle kanten opspringen en ik maar niet vooruit geraak, kies ik eerder voor up tempo nummers om mij in de juiste mindset te brengen. Het gebeurt ook dat ik gewoon mijn koptelefoon opzet zonder muziek om mij wat meer afgesloten te voelen. Soms doe ik oordopjes in met mijn koptelefoon erbovenop. Eindelijk stilte! Alleen lastig wanneer je aanspreekbaar moet zijn. Zet je koptelefoon dus meteen af wanneer iemand je iets probeert te vragen, anders wordt het ongepast.
Zorg voor jezelf
Tenslotte is het essentieel dat je goed voor jezelf zorgt en dan heb ik het over onze basisnoden die we maar al te gemakkelijk aan de kant schuiven.
Ga op tijd slapen. Een volwassen mens heeft gemiddeld 7 à 9 uur slaap nodig. Slaap je minder, dan heeft dat een negatieve weerslag op je concentratie, je energiepeil, je gemoedstoestand, je immuniteit enz. Het klinkt simpel, maar in de praktijk blijkt het toch moeilijk te zijn om op tijd onder te wol te kruipen. Ik moet zelf elke weekdag om 6u00 opstaan. Dus om voldoende nachtrust te hebben zou ik idealiter rond 22u in bed moeten liggen. Maar afspraken of hobby’s waardoor ik pas om 22u thuis ben, steken daar vaak een stokje voor. Tel daar nog eens slaapstoornissen bij waar ik en veel andere ass’ers/adhd’ers mee te maken krijgen, en de hele uitdaging om te functioneren in het dagelijks leven wordt nog een stuk zwaarder.
Eet gezond. Dit kan ook moeilijk zijn, zeker in combinatie met een voltijdse job. Mijn tips heb ik een tijdje geleden gebundeld in dit blogartikel: Weekmenu in 4 stappen: hoe ik elke avond eten op tafel zet.
Beweeg voldoende en ontspan. Bewegen is belangrijk voor je fysieke en mentale gezondheid en is ook belangrijk om beter te slapen. Een half uurtje gaan lopen bijvoorbeeld kan echt wonderen doen om je gedachten op een rijtje te zetten en je stressniveau naar beneden te krijgen. Zelf volg ik twee keer per week dansles (ballet en jazz) waar ik veel voldoening en ontspanning uit haal.
Trek je grenzen. Als er een potentiële workaholic in je schuilt of je nooit nee durft te zeggen op extra werk of gunsten van collega’s, geef jezelf dan een einduur waarop je naar huis gaat. Je kan op zich wel eens overwerken, maar als je overdrijft of wanneer je er een dagelijkse gewoonte van maakt, ga je op termijn veel minder goed presteren dan wanneer je je aan je aantal verplichte uren houdt. Hoe later je werkt, hoe vermoeider je de volgende dag bent en hoe minder werk je zal verzetten, waardoor je nog later blijft werken om dat te compenseren. Het is een vicieuze cirkel. Geef jezelf dus de kans om op te laden voor de volgende werkdag.